Peringatan Hari Kearsipan Nasional Jadi Momentum Penguat Komunitas Kearsipan
S U R A B A Y A – Pemerintah Provinsi Jawa Timur kembali memperoleh penghargaan di tingkat nasional. Kali ini, Pemprov Jatim menerima dua penghargaan sekaligus dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Penghargaan tersebut diterima oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jatim Tiat S. Suwardi mewakili Gubernur Jawa Timur Khofifah Indar Parawansa dalam rangkaian kegiatan Anugerah Kearsipan dan Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-51 Tahun 2022 di Hotel Pangeran Pekanbaru, Riau, Rabu (18/5) siang.
Adapun dua penghargaan yang diterima Pemprov Jatim yaitu Penghargaan sebagai Simpul Jaringan Terbaik Nasional – Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)Tahun 2022 diserahkan oleh Kepala ANRI Imam Gunarto.
Sedangkan, penghargaan lainnya adalah Nilai Terbaik Pengawasan Kearsipan Tahun 2021 kategori Pemerintah Daerah Provinsi diserahkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN-RB) RI Tjahjo Kumolo.
Sebelumnya, sebanyak 24 instansi telah mengikuti proses penilaian Simpul Jaringan Terbaik Nasional tahun 2022. Proses penilaian tersebut terdiri dari empat tahapan, yang terdiri dari registrasi, pengisian self-assesment, wawancara, dan hasil akhir penilaian.
Simpul jaringan yang berhak mengikuti penilaian ini diharuskan memiliki kriteria, sekurang-kurangnya memperoleh nilai hasil pengawasan kearsipan minimal kategori B (Baik) pada 2 (dua) tahun terakhir dan menjadi simpul jaringan minimal 1 (satu) tahun terakhir. Adapun bobot penilaian terdiri dari 70% pada pengisian self-assessment dan 30% wawancara.
Sebagai informasi, jumlah lembaga kearsipan dan pencipta arsip yang telah menjadi simpul jaringan sampai tahun 2022 dengan total 340 anggota simpul jaringan dengan rincian, yaitu: Kementerian/Lembaga 38 anggota, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi 29 anggota, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten 184 anggota, Lembaga Kearsipan Daerah Kota 66 anggota, Perguruan Tinggi Negeri 21 anggota, dan BUMN 2 anggota.
Sementara untuk Penghargaan Nilai Pengawasan Kearsipan Tahun 2021, Pemprov Jatim memperoleh nilai 82,59 dengan kategori A (memuaskan). Nilai tersebut berdasarkan hasil pengawasan kearsipan tahun 2021 yang tertuang dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 388 Tahun 2021 dan Keputusan Kepala ANRI Nomor 104 Tahun 2022.
Atas diterimanya penghargaan tersebut, Gubernur Khofifah mengucapkan terima kasih dan syukur atas capaian penghargaan tersebut. Apresiasi ini menjadi pemberi semangat dan dorongan untuk semakin meningkatkan mutu dan kualitas kinerja di seluruh Jawa Timur, terutama di bidang kearsipan.
“Alhamdulillah, kali ini Pemerintah Provinsi Jawa Timur memperoleh dua penghargaan dari ANRI yang diserahkan oleh Bapak MenPAN-RB Tjahjo Kumolo. Ini semua atas kerja keras dan sinergi dari seluruh pihak, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim maupun kabupaten/kota se-Jatim,” kata orang nomor satu di Jatim itu.
“Meski demikian, kami dari pemprov dan pemkab/pemkot akan terus memperbaiki diri agar mampu meningkatkan edukasi melalui khasanah arsip yang telah di-input,” imbuhnya.
Menurut Gubernur Khofifah, kearsipan ini merupakan hal yang penting bagi masyarakat. Pasalnya, kearsipan ini diharapkan dapat mendukung akses dan layanan bagi masyarakat.
Khofifah menuturkan, Pemprov Jatim melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai simpul JIKN, menyediakan informasi guna mendukung akses serta layanan kepada masyarakat. Hal itu sekaligus sebagai sarana mengedukasi masyarakat dalam bidang kearsipan dan memori kolektif serta naskah-naskah kuno yang ada dan pernah ditulis tokoh-tokoh di Jawa Timur.
“Saat ini, Pemprov Jatim juga tengah berupaya menelusuri naskah-naskah kuno berupa kitab- kitab yang pernah ditulis oleh ulama-ulama di Jawa Timur yang saat ini banyak tersimpan di pondok-pondok pesantren di Jawa Timur. Naskah tersebut tidak akan dipindahkan dari tempat asalnya. Pemprov hanya melakukan scanning digital sehingga tidak mengganggu kepemilikan naskah tersebut ,” kata Khofifah.
Menurut Khofifah, khusus Pemprov Jatim mendapatkan penghargaan terbaik SJTN tahun 2022 karena Jawa Timur sudah menjadi simpul jaringan Mandiri artinya tidak menjadi domain dari Arsip Nasional sebagai pencipta aplikasi. Namun Pemprov Jatim memanfaatkan aplikasi itu, kemudian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bekerjasama dengan Dinas Kominfo mengembangkan lebih lanjut menjadi simpul jaringan mandiri.
“Artinya akses publik kalau mau mengakses informasi dari khasanah arsip kita itu tidak harus melalui Arsip Nasional tapi langsung bisa membuka dari status web yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jatim,” jelas orang nomor satu di Jatim.
“Kita sebagai bagian dari simpul jaringan nasional itu membangun jaringan informasi, sebagai simpul dari jaringan informasi kearsipan nasional yang kita lakukan dalam simpul jaringan itu adalah memanfaatkan aplikasi yang sudah dibangun oleh Arsip Nasional,” ujarnya.
Yang kedua adalah menginput data seluruh khazanah arsip yang dimiliki oleh lembaga kearsipan provinsi, yang kemudian mengekspos hasil input tersebut untuk dipakai sebagai layanan publik.
Tema peringatan Hari Kearsipan tahun 2022 ini ialah “Sinergi Kearsipan untuk Kemajuan Bangsa: Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, Memori Kolektif Bangsa”. Gubernur Khofifah berharap momentum ini dapat menjadi penguat komunitas kearsipan untuk terus bersinergi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional untuk mendorong kemanfaatan bidang kearsipan. Menurutnya, memori kolektif dan
informasi merupakan jati diri bangsa.
“Mengarsipkan dokumen-dokumen menjadi penting karena selain bernilai historis, juga akan menjadi jejak untuk memanggil memori tentang apa yang pernah dilakukan pada masa lalu,” terangnya.
Sementara itu, Kepala ANRI, Imam Gunarto menyampaikan bahwa pada pengawasan kearsipan tahun 2021 telah menggunakan instrumen baru yang berbeda dengan tahun sebelumnya.
Ia berharap hasil pengawasan ini, baik yang sudah memperoleh kategori sangat memuaskan ataupun yang belum, dapat menjadi bahan evaluasi dan perbaikan dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
“Muara dari penyelenggaraan kearsipan adalah pemanfaatan arsip untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang demokratis serta pemanfaatan arsip untuk pemajuan kebudayaan. Oleh karenanya seluruh entitas kearsipan harus bersinergi, mengikuti perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi serta mampu mengitegrasikan arsip yang dikelola agar mudah diakses oleh pengguna kapan dan di mana pun,” terang Imam Gunarto.
Mewakili Gubernur Khofifah, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jatim Tiat Suwardi menyampaikan bahwa Pemprov Jatim mendapatkan dua penghargaan, yaitu pertama mengenai Sistem Informasi kearsipan nasional yang kedua terkait penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur hasil pengawasan tahun 2021.
“SIKN itu merupakan satu sistem informasi kearsipan yang dibangun oleh arsip nasional sebagai amanat dari undang-undang 43 tahun 2009, aplikasi sistem informasi kearsipan nasional ini di desain oleh arsip nasional berstandar internasional,” kata Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Jatim Tiat Suwardi. (*)
